Gestion des archives et de la valise diplomatique : une équipe technique du Ministère des Affaires étrangères à l’Ambassade

L’ambassade du Burkina Faso à Washington, D.C. a reçu du 03 au 13 décembre, une délégation du Ministère des Affaires étrangères de la Coopération régionale et des Burkinabè de l’Extérieur (MAECRBE). Composée de techniciens archivistes ainsi que du courrier et de la valise diplomatique, la délégation a été conduite par Mme Stella SEGDA, Directrice du Courrier et de la Valise Diplomatique.

En l’absence du Chargé d’Affaires a.i., c’est Michel BOURGOU, Chef de service Consulaire assurant l’intérim, qui a reçu l’équipe dès son arrivée, le 4 décembre 2023 dans les locaux de la Représentation diplomatique, en compagnie d’autres membres du personnel diplomatique. Selon Razak GOROU, Directeur des Archives et de la Documentation du MAECRBE, la mission qui a conduit ladite délégation aux USA avait pour objet de venir aider à mieux gérer l’archivage des documents divers dans le cadre des missions diplomatiques, et aussi aider à améliorer la gestion du courrier. Il n’y a pas eu de phase d’observation ; les archivistes de la D A D ont durant une semaine bien pleine « décortiqué » les divers « tas » de documentations présents dans les différents bureaux et couloirs de l’Ambassade. Au bout du rouleau c’est une importante quantité de documents d’archive qui ont été déclarés inexploitables. Ils feront l’objet de rapatriement pour certains et de destruction pour d’autres. La délégation du Ministère a saisi l’opportunité de son séjour pour joindre de la théorie à la pratique. En effet Mme SEGDA et son équipe ont eu une séance très instructive avec le personnel diplomatique le jeudi 7 décembre au cours de laquelle d’importantes informations ont été fournies aux collègues, sur la bonne utilisation de la valise diplomatique ainsi que sur la problématique de l’archivage et de la documentation dans l’administration diplomatique. En vue de permettre au personnel de s’adapter à la nouvelle pratique qui va entrer en vigueur pour compter de janvier 2024 (arrêté 2023-0069/MAECRBE/SG/DAD portant administration des archives du MAECRBE), le Directeur des Archives et de la Documentation, Razak GOROU a tenu à renseigner ses collègues sur la situation réelle au niveau du Ministère et les perspectives. En termes de perspectives on peut retenir que le degré de digitalisation dont le niveau est de 30/50 , connaitra bientôt une nette amélioration, grâce à l’existence d’un cadre réglementaire rigoureux et un environnement informatique stable et sécurisé, à l’entendre.
M. GOROU en a profité pour donner quelques astuces : rassembler en une seule entité tous les documents relatifs à un dossier, toujours rattacher le document à un titre pour en faciliter la recherche, toujours laisser une description du dossier pour en permettre la bonne compréhension (l’administration est une continuité), bien nommer / renommer un document dès sa création en tant que fichier, utiliser les emails officiels dans le cadre du service public, etc.
Avant de terminer la séance, le spécialiste en archivistique a recommandé de ne pas vouloir absolument conserver tous nos documents et de savoir éliminer ceux qui ne nous apportent plus rien. En plus de cela, il a indiqué que le devoir de réserve est capital au cours du traitement d’un dossier dans l’administration publique.

Cette mission est la 8 eme au sein des ambassades et missions consulaires et Mme SEGDA , Cheffe de mission, de conclure que le but ultime est d’accompagner ces structures pour une gestion saine et efficace des informations administratives et diplomatiques.

Service Communication et Relations Presse
Ambassade du Burkina Faso à Washington, D.C.